Et non, la procrastination n’est pas une fatalité ni un trait de personnalité. Vous n’êtes pas non plus obligé de passer en mode survie chaque jour pour éteindre des incendies professionnels. Et enfin non, s’organiser, ce n’est pas consacrer deux heures par jour à faire … des to-do lists ! Mais la bonne nouvelle, c’est que tout le monde peut réussir à s’organiser. Après avoir interviewé Emmanuelle Mallet-Chaminand pour savoir comment mieux gérer son temps, nous avons interrogé notre invitée pour savoir comment prioriser ses missions, ou l’art de s’organiser.
Découvrez l’interview d’Emmanuelle Mallet-Chaminand sur comment prioriser !
Vous en avez assez de vous sentir épuisé dés le lundi soir quand vous avez compris que votre semaine serait pire que celle d’un pompier californien en période estivale ? Vous souffrez dés que votre chéri(e) vous dit qu’il est temps de s’organiser pour les vacances alors que vous avez un rendu à la fin du mois ? Notre Coach pour les métiers créatifs vous donne ses meilleurs conseils.
Bonjour Emmanuelle, pouvez-vous nous expliquer votre propre expérience et votre rapport avec l’organisation ?
Mon premier boss en agence de design m’avait dit une chose surprenante à l’époque : « Si on charrette, c’est que l’on s’est plantés sur le planning ». Nous vivions une époque où « charretter » était une figure de style quasi revendiquée du travail en agence créative. Autant vous dire tout de suite que je suis rapidement devenue une professionnelle du planning ! Pendant des années, je me suis passionnée pour toutes les méthodes d’efficacité organisationnelle et d’outils de productivité. Ce que j’ai découvert à propos de l’organisation et de la priorisation des tâches est à la fois le fruit de cette longue exploration mais aussi tout le contraire de ce à quoi nous sommes formatés par l’école et par la société.
Quels sont vos conseils pour arrêter de procrastiner ?
La première chose la plus importante à savoir, avant même de commencer à vous organiser, est de savoir pourquoi vous voulez vous organiser. Pour être plus efficace ? Pour pouvoir rendre vos livrables en temps et en heure ? Pour être encore plus rentable pour votre entreprise ? Pour devenir une « machine à produire » ? Non. Certainement pas.
La seule raison valable pour s’organiser est de pouvoir se dégager du temps pour pouvoir faire les choses qui sont vraiment importantes pour vous.
Le deuxième élément consiste à accepter la composante sur laquelle vous allez vraiment travailler : vous, vos peurs, vos habitudes, vos croyances.
Comment prioriser en distinguant l’important de l’urgent ?
C’est l’une des clés du sujet ! C’est sur cette distinction qu’est fondée la fameuse matrice d’Eisenhower qui lui a permis selon la légende d’organiser le débarquement en Normandie.
– ce qui est urgent, c’est ce qui comporte une échéance immédiate : c’est maintenant !
– ce qui est important, c’est ce qui vous permet d’obtenir un résultat sur quelque chose qui compte réellement selon vos objectifs prioritaires.
– ce qui est urgent ET important, c’est par exemple une gestion de crise, le rendu d’un projet dans la journée.
– ce qui est NI urgent NI important, ce sont les activités futiles, les gaspille-temps…
Nous avons tendance à mettre en priorité ce qui est urgent. Or, nous devrions pour mieux hiérarchiser nos tâches, nous concentrer sur ce qui est important. Pour mieux vous organiser, essayez donc de suivre l’ordre suivant :
1- IMPORTANT et URGENT : à traiter immédiatement. Plus d’essence dans votre voiture 😉
2- IMPORTANT et NON URGENT : c’est là le secret ! Prioriser ce qui va vous servir pour la suite de votre développement (la veille créative, networking, formations)
3- NON IMPORTANT ET URGENT : répondre à certains emails, certaines réunions, choses gratifiantes, interruptions diverses.
4- NI IMPORTANT NI URGENT : futilités, certains coups de fil, c’est tout simplement cette catégorie qu’il faut faire sauter lorsque vous avez besoin de temps pour réaliser quelque chose de plus dans votre emploi du temps.
L’une de mes cliente, m’a raconté avoir eu l’impression d’un sevrage aussi dur que celui de la cigarette quand elle a décidé de ne relever ses emails que 4 fois par jour…Elle se sent complètement libérée aujourd’hui et 4 fois plus efficace.
Avez-vous une astuce pour créer votre emploi du temps ?
Une fois que l’on a réussi à qualifier ses activités et à les prioriser dans la matrice, il faut créer son emploi du temps.
Certains aiment faire l’emploi du temps de la journée, par expérience, je trouve que faire son emploi du temps à la semaine est plus efficace. Cela permet de laisser de la place à l’imprévu qui ne manque pas d’arriver, tout en conservant ses objectifs.
Rappelez-vous alors d’une chose capitale : lorsque vous dites OUI à ce client intrusif ou ce collègue un peu sans-gêne, ce n’est pas que vous « ne savez pas dire non »… c’est que vous dites NON à autre chose. A cette chose que vous aviez tagguée comme « IMPORTANTE » parce qu’elle avait du sens et vous portait vers votre objectif ou votre mission. Réfléchissez alors si cela en vaut bien la peine. Et dites OUI à ce qui est vraiment important pour vous.
Au passage, n’oubliez pas de vous fixer des objectifs réalisables ! Ce n’est pas la peine de vous créer un emploi du temps 7j/7 à 12heures par jour, ça ne marchera pas !
Personnellement, j’aime préparer mon emploi du temps le vendredi soir pour boucler tranquillement la semaine et célébrer le fait que j’ai tenu mes objectifs de la semaine, ou le dimanche pour l’avoir bien en tête le lundi matin.
Enfin, chaque fois que vous finissez quelque chose qui vous a pris du temps, demandez-vous si vous pourriez vous en resservir. Par exemple, l’une de mes ancienne collègue a mis au point une trame d’interview qu’elle ressort systématiquement à chaque démarrage de projet. Le gain de temps se trouve autant dans le contenu, que dans la capacité à le retrouver immédiatement.
Merci Emmanuelle ! Un dernier secret pour bien s’organiser ?
Je suis une adepte de la théorie des petits pas. C’est un peu la théorie des post-it qui consiste à découper un projet en plein de petites tâches facilement faisables. Sauf qu’un pas c’est une action, pas un post-it, c’est beaucoup plus puissant. Donc je vous propose de faire votre premier pas des votre réorganisation en vous posant cette question :
« à quoi vais-je consacrer le temps que je vais me dégager en m’organisant ?»
A bientôt !
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